Beyin fırtınası oturumları genelde çeşitli sebeplerden dolayı hedeflenen etkiyi yapmaz. Bunun sebeplerini yazmayacağız ancak genelde, ünvanı fazla olan veya sesi fazla çıkan katılımcılar tarafından yönetilme eğilimindedir. Bu da birden en iyi fikri değil, direktör müdürü memnun edecek katılım ve fikiri bulma çalışmasına kolayca dönüşmesi anlamına gelir.
Ancak aşağıdaki adımları uygulamaya hazır bir ortamda beyin fırtınası gerçekten faydalı olabilir:
1. Sorunu tanımlayın
İlk adım, beyin fırtınası oturumunun ele alacağı bir problem sorusu belirlemek olmalıdır. Buradaki soru açık olmalı ve katılımcıları “Hizmetlerimizi nasıl farklılaştırabiliriz?” Veya “Üretimi nasıl artırabiliriz?” Gibi çözümler hakkında düşünmeye yönlendirmelidir.
Ardından, olası çözümler için sınırları belirleyin. Örneğin, çözümlerin altı ay içinde uygulanması veya yeni bir pazar bulunmasını gerektirmesi gerekebilir.
2. Bağlam ve tanımları düzenleyin
Daha sonra, kendinize katılımcıların sorunun bağlamı hakkında zaten ne bildiklerini ve başka neleri bilmeleri gerektiğini sorun. Herhangi bir ek bilgiyi derleyin, onlara gönderin veya oturumda onlarla paylaşın.
Ayrıca, herkesin anahtar terimlerin tanımlarını belirlemeniz gerekecektir. Örneğin, sorunuz diyelim ki Üretimi nasıl artırabiliriz? Üretim ile ne demek istediğinizi tanımlamanız gerekir. Toplam birim sayısı veya toplam hatasız birim sayısı? Üretimi ne kadar artırmak istiyoruz? Ürettiğimiz çözümleri desteklemek için kaynak ekleyebilir miyiz ekleyemez miyiz? vs
3. Bir moderator seçin
Moderator, oturumu yolunda tutabilecek, beyin fırtınası konusunda tecrübeli ve tarafsız bir kişi olmalıdır. Herkesin katıldığından ve tartışmaya kimsenin hakim olmadığından emin olmalıdır.
4. Doğru insanları davet edin
Oturumunuz, şirkette sorunlu sorudan bir şekilde etkilenen kişileri içermelidir. Ayrıca, tartışılan konuyla ilgili uzmanları ve uzman olmayanları da içermelidir. Üç ila sekiz kişi genellikle idealdir.
Tamamen uzmanlar maalesef aptalca sorular soramaz ve tecrübelerinden dolayı sıra dışı fikirler sunmakta zorlanabilirler.
“Uzmanların uzmanlık yükü var. Caulfield, onların bildiklerinin ötesine geçmeleri daha zor ”diyor. “Uzman olmayanlar yeni başlayanlar için hafifliğe sahipler. Aptalca sorular sorabilir veya sıra dışı fikirler önerebilirler. ”
Geniş bir fikir yelpazesi edinmek için, farklı kültürlerden, geçmişlerden ve yaş gruplarından çok çeşitli katılımcıları davet ettiğinizden emin olun.
5. Gündemi belirleyin
İlk olarak, problem sorusunu, sınırları, bağlamı ve tanımları belirlemek için yeterli zaman ayırın. Mesela 20 dakika.
Daha sonra ıraksama ve yakınsama olarak iki bölüme ayırın. Iraksama, katılımcıların seçenekleri keşfetmesi ve yeni fikirler üretmesi kısmı. ( Yaklaşık 30 dakika)
Yakınsama da fikirler içinden en iyi veya en uygun olanı izole etmek için tartıştığınız zamandır. Buna da maks 20 dakika ayırın.
Caulfield, beyin fırtınasının kalbini iki bölüme ayırmayı sever: ilk önce “birbirinden uzaklaşan”, sonra “yakınlaşmadan.” Katılımcıların seçenekleri keşfetmesi ve yeni fikirler üretmesi gerekir. Bu 30 dakika sürebilir.
Bir araya gelmek, fikirlerin en iyilerini izole etmek için sıralanıp tartışıldığı zamandır. Birleştirmek genellikle daha az zaman alır – belki 20 dakika. Son adım, oturumu tamamlıyor, bu işlem 10 dakika sürebilir.
6. Oturumun yapılışı
Farklı tekniklerin hepsini burada yazamasak bile, kabaca yöntemi anlatalım. Iraksama için katılımcılara yapışkan notlar dağıtın ve katılımcılara fikirlerini yazmaları için birkaç dakika verin. Yapışkan notları daha sonra bir duvara veya beyaz tahtaya yerleştirin.
Moderatör daha sonra fikirleri birer birer okur, gerekli açıklamaları alır ve katılımcıların katılımıyla bunları üç veya dört kategoride gruplandırır. Yeni fikirler ortaya çıkarsa, bunlar ilave notlara eklenebilir.
Yakınsamada, katılımcılara, tahtadaki veya duvardaki yapışkan notlardan hangilerini beğendiklerini sorarak yapılır. Her katılımcı 3-5 fikri favori olarak belirleyebilir. Checkmark veya yıldız koyarak bunları işaretleyebilir.
Oturumun çıktısı, en çok tercih edilen fikirlerin bir listesini ve ortaya çıkan temaları içerebilir. Ek olarak, çıktı, çok fazla oy almasalar bile son derece yenilikçi fikirleri vurgulamalıdır.
Tüm bu fikirler, daha küçük bir grup tarafından daha ayrıntılı olarak incelenmek üzere bir planlama veya strateji oturumuna alınacaktır.
Kolaylaştırıcı bir sonraki adımları ve grubun fikirlerine ne olacağını açıklamalı ve bir özet yapmalıdır. Katılımcılar aynı zamanda en iyi fikirlerin bir özetini almalıdır.